Làm HR là đồng hành với một nhân sự trong cả quá trình phát triển

Anh có thể giới thiệu về vai trò hiện tại của mình tại ONE-VALUE?

Hiện tại, mình phụ trách các công việc liên quan đến HR và HRD tại ONE-VALUE Việt Nam. Phạm vi công việc tương đối rộng, từ tuyển dụng, onboarding, đánh giá nhân sự đến đào tạo, xây dựng E-learning và truyền thông nội bộ.

Mình thường hình dung vai trò của HR là đồng hành cùng một nhân sự từ khi họ còn là ứng viên. Sau khi gia nhập công ty, HR tiếp tục hỗ trợ quá trình hội nhập, đào tạo, đánh giá và phát triển của nhân sự đó. Vì vậy, công việc không dừng lại ở việc tuyển đúng người mà còn phải góp phần tạo ra điều kiện để mỗi người có thể phát huy năng lực và trưởng thành trong tổ chức.

“Ở đây chạy nhanh thật!”

Cảm nhận của anh khi mới gia nhập ONE-VALUE như thế nào?

Trước khi gia nhập, mình hình dung ONE-VALUE là một môi trường chuyên nghiệp, có nhiều tiêu chuẩn trong công việc do đặc thù hoạt động giữa Việt Nam và Nhật Bản.

Nhưng khi chính thức vào làm, cảm nhận đầu tiên của mình lại là: “Ồ, ở đây chạy nhanh thật!” (cười).

Thời điểm đó có nhiều công việc mình chưa từng thực hiện, vì vậy gần như phải vừa làm, vừa học và vừa sửa. Nhịp độ công việc nhanh buộc mình phải liên tục thích nghi. Tuy nhiên, khi nhìn lại, mình nhận ra chính những giai đoạn phải đối diện với nhiều việc mới lại là lúc bản thân học được nhiều nhất.

Điều gì khiến anh quyết định tiếp tục gắn bó với công ty?

Có lẽ bởi mình vẫn nhìn thấy rất nhiều điều có thể học tại đây. Ở ONE-VALUE, khi vừa làm được một việc, mình thường sẽ gặp một bài toán khác khó hơn một chút.

Mình thích cảm giác nhìn lại và nhận ra những việc trước đây bản thân chưa biết làm thì bây giờ đã có thể chủ động xử lý. Sự tiến bộ ấy không phải lúc nào cũng diễn ra bằng những thay đổi quá lớn, mà được tích lũy dần qua từng nhiệm vụ, từng lần nhận phản hồi và từng vấn đề thực tế phải giải quyết.

HR tại ONE-VALUE gần như không có ngày nào giống ngày nào

Công việc thường ngày của anh gồm những nhiệm vụ gì?

HR tại ONE-VALUE gần như không có ngày nào hoàn toàn giống ngày nào. Có thời điểm mình tập trung cho tuyển dụng, có lúc lại chuẩn bị chương trình đào tạo, thực hiện đánh giá nhân sự, xây dựng nội dung E-learning hoặc phối hợp với các phòng ban để giải quyết những nhu cầu liên quan đến con người và tổ chức.

Khó khăn lớn nhất đối với mình không hẳn nằm ở một nghiệp vụ riêng lẻ, mà là xác định đúng thứ tự ưu tiên khi nhiều công việc cùng diễn ra. Mỗi đầu việc đều có đối tượng liên quan, thời hạn và mức độ ảnh hưởng khác nhau. Vì vậy, người làm HR cần nhìn được bức tranh tổng thể để biết việc nào phải xử lý ngay, việc nào cần phối hợp và việc nào có thể sắp xếp theo lộ trình dài hơn.

Xây dựng một hệ thống đào tạo không phải gom tài liệu vào cùng một chỗ

Dự án nào để lại cho anh nhiều ấn tượng nhất?

Một trong những công việc mình nhớ nhất là xây dựng và chuẩn hóa hệ thống đào tạo nội bộ, bao gồm E-learning và Learning Pathway.

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp hình thành rất nhiều loại tài liệu như video đào tạo, memo, hướng dẫn công việc và kinh nghiệm từ các dự án thực tế. Tuy nhiên, nếu các tài liệu này tồn tại rời rạc thì nhân sự mới sẽ khó biết nên học nội dung nào trước, nội dung nào sau và cần sử dụng kiến thức đó trong trường hợp nào.

Vì vậy, công việc không đơn thuần là tập hợp tài liệu vào một nơi. Các nội dung cần được phân loại, kết nối và sắp xếp thành một lộ trình để kiến thức đã được tạo ra có thể tiếp tục phục vụ những nhân sự gia nhập sau này.

Bài học lớn nhất anh nhận được trong quá trình triển khai là gì?

Mình nhận ra rằng dữ liệu và khối lượng công việc càng lớn thì càng không thể tiếp tục làm theo cách “đến đâu hay đến đó”.

Khi xử lý một đầu việc, mình thường tự hỏi: “Nếu tháng sau xuất hiện thêm 20 trường hợp tương tự thì sao?”. Nếu lúc đó mình vẫn phải bắt đầu lại và thực hiện thủ công toàn bộ quy trình, cách làm hiện tại chưa thực sự tốt.

Từ bài toán đó, mình quan tâm nhiều hơn đến việc chuẩn hóa quy trình, tự động hóa và ứng dụng AI. Mục tiêu không phải sử dụng công nghệ chỉ vì đó là một xu hướng, mà là tìm cách giảm bớt những công việc lặp lại, hạn chế sai sót và dành nhiều thời gian hơn cho những nhiệm vụ thực sự cần đến khả năng đánh giá của con người.

HORENSO không phải lý thuyết, mà là cách hạn chế hiểu nhầm

Làm việc trong môi trường Việt Nam – Nhật Bản có những yêu cầu đặc thù nào?

Theo mình, khó khăn không chỉ nằm ở ngôn ngữ mà còn ở cách truyền đạt, báo cáo và xác nhận thông tin.

Có những thời điểm mình nghĩ rằng “chắc mọi người đã hiểu rồi”, nhưng thực tế mỗi người có thể đang hiểu vấn đề theo một cách khác nhau. Chỉ một thông tin chưa đầy đủ hoặc được cập nhật không đúng thời điểm cũng có thể ảnh hưởng đến nhiều người và khiến công việc phải thực hiện lại.

Vì vậy, HORENSO rất thực tế trong công việc hằng ngày. Báo cáo đúng lúc, liên lạc đầy đủ và trao đổi sớm khi có vấn đề có thể giúp tránh được nhiều hiểu nhầm, đồng thời tạo điều kiện để các bên liên quan cùng xử lý trước khi vấn đề trở nên nghiêm trọng hơn.

Từ “làm thế nào?” đến “kết quả cuối cùng cần gì?”

So với thời điểm mới gia nhập, anh thấy mình thay đổi rõ nhất ở đâu?

Trước đây, khi nhận một nhiệm vụ, câu hỏi đầu tiên của mình thường là: “Việc này phải làm như thế nào?”.

Hiện tại, trước khi bắt tay thực hiện, mình sẽ hỏi thêm: “Tại sao cần làm việc này?” và “Kết quả cuối cùng cần đạt được là gì?”.

Theo mình, đây là thay đổi lớn nhất: từ việc chỉ tập trung hoàn thành task sang quan tâm nhiều hơn đến mục tiêu và kết quả cuối cùng. Khi hiểu được lý do của một yêu cầu, mình có thể lựa chọn cách thực hiện phù hợp hơn, chủ động đề xuất phương án và tránh rơi vào tình trạng làm đủ các bước nhưng đầu ra lại không giải quyết đúng vấn đề.

Có sai lầm nào khiến anh thay đổi cách làm việc không?

Có chứ (cười). Đã có lúc mình nghĩ rằng bản thân đã hiểu yêu cầu nên bắt tay làm rất nhanh. Nhưng đến khi review mới phát hiện kết quả chưa đúng với điều người giao việc thực sự cần.

Sau một vài lần như vậy, mình nhớ một câu: “Làm nhanh mà sai hướng thì cuối cùng vẫn là chậm”.

Nếu không xác nhận rõ ngay từ đầu, mình có thể mất rất nhiều thời gian để làm lại. Hiện tại, mình cố gắng xác nhận sớm về output cần đạt được, đồng thời chủ động cập nhật tiến độ để nếu có điểm chưa đúng thì có thể điều chỉnh trước khi đi quá xa.

Gặp việc lặp lại, hãy nghĩ cách để lần sau không phải bắt đầu lại

Những kỹ năng hoặc thói quen quan trọng nào anh hình thành tại ONE-VALUE?

Rõ nhất với mình là HORENSO, tư duy hệ thống và thói quen xác nhận lại vấn đề trước khi thực hiện.

Ngoài ra, khi gặp một công việc lặp lại nhiều lần, mình thường tự hỏi liệu có thể dùng Excel, công cụ tự động hóa hay AI để lần sau không phải thực hiện lại toàn bộ từ đầu hay không.

Không phải công việc nào cũng cần tự động hóa, nhưng những đầu việc có quy trình rõ ràng và thường xuyên lặp lại nên được xem xét để chuẩn hóa. Điều này vừa giúp tiết kiệm thời gian, vừa đảm bảo tính nhất quán khi có thêm nhân sự hoặc khi khối lượng công việc tăng lên.

“Make Things Possible” bắt đầu từ việc thay đổi câu hỏi

Giá trị nào của ONE-VALUE thể hiện rõ nhất trong công việc của anh?

Mình lựa chọn “Make Things Possible”.

Khi gặp một yêu cầu chưa biết cách thực hiện, mình cố gắng chuyển câu hỏi từ “Việc này khó quá” sang “Muốn làm được việc này thì cần những gì?”.

Nếu chưa biết, mình sẽ tìm hiểu. Nếu chưa có công cụ phù hợp, mình sẽ tìm công cụ. Nếu kết quả chưa tốt, mình tiếp tục sửa. Với mình, điều quan trọng là đã thực sự tìm kiếm giải pháp trước khi kết luận rằng một việc không thể thực hiện được.

Tinh thần này cũng không có nghĩa là phải tự mình giải quyết tất cả. Trong nhiều trường hợp, “làm cho điều đó trở nên khả thi” còn bao gồm việc xác định đúng vấn đề, tìm đúng người để phối hợp và hỏi hỗ trợ vào đúng thời điểm.

Nhanh – Thực chiến – Phát triển

Nếu mô tả ONE-VALUE bằng ba từ, anh sẽ lựa chọn những từ nào?

Mình lựa chọn ba từ: “Nhanh – Thực chiến – Phát triển”.

“Nhanh” bởi nhịp độ công việc tại ONE-VALUE tương đối cao. “Thực chiến” vì phần lớn kiến thức không chỉ đến từ tài liệu, mà được hình thành qua những công việc và vấn đề thực tế. “Phát triển” vì nếu một người sẵn sàng nhận việc, tiếp nhận feedback và chủ động học hỏi, sau một khoảng thời gian họ sẽ nhận ra bản thân đã có thể làm được nhiều việc hơn trước.

Theo anh, người như thế nào sẽ phù hợp với ONE-VALUE?

Theo mình, đó là những người chủ động, chịu học và không quá sợ những công việc mình chưa biết.

Không ai được yêu cầu phải biết tất cả ngay từ ngày đầu tiên. Điều quan trọng là khi gặp một việc chưa biết, mỗi người lựa chọn phản ứng như thế nào: chủ động tìm hiểu hay chờ hướng dẫn; thử đưa ra phương án hay dừng lại ngay khi thấy khó; hỏi đúng lúc hay để vấn đề kéo dài; tiếp nhận feedback để tiến bộ hay chỉ coi feedback là lời phê bình.

ONE-VALUE sẽ phù hợp với những người sẵn sàng bước ra khỏi phạm vi công việc quen thuộc và coi mỗi bài toán mới là một cơ hội để mở rộng năng lực.

Người làm HR trong thời đại AI cần nhiều hơn khả năng giao tiếp

Một bạn trẻ muốn theo đuổi HR hoặc HRD nên chuẩn bị những gì?

Theo mình, HR không chỉ đơn giản là “làm việc với con người”.

Khả năng giao tiếp và lắng nghe vẫn rất quan trọng, nhưng HR ngày nay còn cần tư duy logic, khả năng làm việc với dữ liệu, năng lực tổ chức công việc và hiểu biết về công nghệ.

Đặc biệt trong bối cảnh AI phát triển nhanh, các bạn trẻ không nên chỉ học cách thực hiện các nghiệp vụ HR truyền thống. Các bạn cũng cần tìm hiểu cách sử dụng công nghệ để tuyển dụng hiệu quả hơn, tổ chức đào tạo tốt hơn, quản lý dữ liệu chính xác hơn và giảm bớt những công việc thủ công không cần thiết.

Công nghệ không thay thế hoàn toàn vai trò của HR, nhưng một người làm HR biết sử dụng công nghệ sẽ có nhiều khả năng tạo ra những hệ thống hiệu quả và mang lại giá trị lớn hơn cho tổ chức.

Lời nhắn dành cho ứng viên

ONE-VALUE không phải môi trường mà mọi việc lúc nào cũng dễ dàng. Sẽ có những nhiệm vụ bạn chưa biết cách làm, những phản hồi cần tiếp nhận và những thời điểm phải học rất nhanh.

Tuy nhiên, nếu bạn thích cảm giác hôm nay biết nhiều hơn hôm qua một chút, muốn được thử sức và trưởng thành thông qua công việc thực tế thì đây là một môi trường đáng để trải nghiệm.

Không biết một điều gì đó ở hiện tại không phải vấn đề quá lớn. Điều quan trọng hơn là khi gặp điều chưa biết, bạn lựa chọn phản ứng như thế nào.